Projekt och tidsredovisning

Projekt & tidsredovisning

Du kan registrera hur många anställda du vill, var och en med sina individuella inställningar och kalkyler. Olika anställda kan höra till olika grupper, t.ex. alla med samma kostnad i en grupp, allt för att förenkla registrering och rapportering. Olika arbetsgrupper kan kopplas till olika prislistor, så att kunderna kan debiteras olika för samma sorts arbete. Du kan också tilldela en specifik rabatt eller ett specifikt pris/st till en individuell kund. Vid registrering av tidrapporter tillåter Hansa dig att ange vilken kvantitet du vill ha för artiklar (vanligtvis timmar/anställd), för en anställd eller ett projekt. Artikeln kan vara ej lagerförd, t.ex. förbrukningsmaterial. Det definierar du när du registrerar artikeln. För att förenkla arbetet kan man koppla vissa arbetsgrupper till färdigdefinierade artikellistor.

För att göra registreringen av tidrapporter lite snabbare, kopieras föregående rad när du trycker på Enter eller Tab förbi de olika kolumnerna. Raden kan ändras om så önskas. Sparade registreringar kan lätt ändras, genom att markera den rad som är fel och dra ett rött streck över hela raden med backstegstangenten. Du kan sedan göra en ny registrering på närmast lediga rad.

Utlägg

Hansa World tillhandahåller modulen Utlägg för att förenkla registrering av den anställdas personliga utlägg i samband med projekt och annan verksamhet. Den anställde kan själv registrera sina utlägg och de bokas enbart till just den personen. Varje rad i utlägget kan bokas mot olika kontonummer, med utläggets belopp (inklusive moms), artikel (om det finns någon), kvantitet och projektnummer. I Hansa World kan du också ange en attest på utlägget. Det innebär att utlägget inte behöver godkännas förrän det är attesterat och därigenom godkänt av någon annan än den anställde som utlägget registrerats av. Utlägg kan även registreras i annan valuta än den som är förvald, med aktuell valutakurs som hämtas från inställningarna.

Du kan sedan få ut en rapport i Hansa World som visar hur mycket företaget är skyldig varje anställd. Betalning kan göras till varje anställd som förskott eller i samband med lön. Utbetalningarna visar ditt och den anställdes bankkonto. Bankavgifter kan läggas till i utbetalningen.

Leverantörsfakturor

Alla leverantörsfakturor som registreras i modulen Leverantör kan kopplas till ett projekt genom att ett projektnummer anges på dem.
Offerter och Ordrar

Varierande funktioner existerar för att få över information från offert och order till ett projekt. Nya projekt kan skapas direkt från informationen på offerter. Om ett projektnummer är registrerat på en order, som sedan levereras, registrerar Hansa Financials leveransen i projekttransaktionerna som finns tillgängliga när Projektet faktureras.

Budget

När du registrerar artiklar i Hansa ska du specificera om de representerar tid (tjänsteartiklar), om de är lagerförda, struktur- eller andra sorters artiklar. Du kan lägga upp en budget för varje projekt med vilken kombination av artiklar och anställda som du önskar. Om du använder tjänsteartiklar kommer Hansa automatiskt att hämta den anställdes pris. Varje budgetrad kan markeras med en typ, som indikerar om framtida fakturor ska baseras på faktisk kostnad eller fast kostnad enligt budgeten.

Fakturering

Hansa World hanterar alla sorters fakturering, baserad på budget, kostnad eller förskott. Hansa tillåter att du har olika inställningar för olika fakturor, som kan varieras för olika projekt. Detta bestämmer också hur detaljerat du vill ha fakturan och underlaget styrs direkt från kalendern eller tidrapporten (tid och förbrukningsmaterial) och från dina inköp. Fakturor kan skapas under pågående arbete. Man kan alltså delfakturera eller förskottsfakturera innan projektet är avslutat. Hansa tillhandahåller en snabb rapport för alla artiklar på ett fakturerbart Projekt. Likt många andra rapporter i Hansa är den fullt nedbrytbar, både för transaktioner och budgetdetaljer. Du kan dubbelklicka ned till en detaljerad projekttransaktion och förändra antal, pris, rabatt m.m. för att göra slutliga ändringar före fakturering. Fakturerbara registreringar kan markeras med ett "faktureras-efter-datum" och varje delbetalning eller förskottsbetalning räknas av mot slutfakturan.

Länkar till löneprogram

Man kan exportera information från tidsredovisningen för att importera löneprogram. Man kan även importera in lönetotaler till Hansa. Kontakta din Hansa återförsäljare om råd vad gäller import och export till/från löneprogram.

Rapporter

De här rapporterna finns bl.a. i modulen Projekt:

Medarbetarstatistik. Antalet arbetstimmar, vilket projekt den anställde arbetar med mm.
TB-Projekt. Visar tid, inköp, material och orderartiklar separat.
Projektstatus. Visar fakturerat belopp och vad som är kvar att fakturera.
Projekttransaktioner. Visar kostnad mot budget.
Projektinköp.
Fakturaunderlag.

Kontroller

Projekt kan registreras som ej fakturerbara, för att ha kontroll över interna projekt eller för projekt som planeras att faktureras utanför modulen Projekt. Ett exempel på det är upprepad fakturering i modulen Avtal. Projekt kan också stängas, för att undvika ytterligare registrering efter att Projektet är avslutat och slutfakturerat.