Avtalsfakturering

HansaWorld Enterprise tillhandahåller modulen Avtal för återkommande och löpande fakturering. När du önskar att skicka flera identiska fakturor till en och samma kund gällande olika perioder är funktionen för avtalsfakturering en suverän lösning. Avtalsfakturering används vanligtvis för t.ex. hyresfakturering, serviceavtal, prenumerationer etc. Modulen underlättar hanteringen med den här typen av fakturor. Framför allt kommer du att spara mycket av din dyrbara tid om du väljer det här hjälpmedlet. Varje avtal har ett startdatum, ett slutdatum och ett avtalsdatum då avtalet skapades. Du anger också för hur lång period du önskar fakturera och med vilken antalsfaktor. Du kan fakturera perioder bestående av valfritt antal dagar eller månader. Du väljer alltså själv om du vill fakturera avtalet månadsvis, kvartalsvis, årsvis osv.

Exempel:
om du väljer antalsfaktor 3 med periodtyp Antal månader 3, betyder det att du vill fakturera 3 månadsavgifter var tredje månad. Du registrerar då artikeln som en månadskostnad. Du kan också välja att fakturera en gång om året. Du väljer då antalsfaktor 1 och periodtyp antal månader 12. En förutsättning är att artikeln genererar en årsavgift och inte en månadsavgift som i exemplet innan. Perioden kan också vara i antal dagar om du föredrar det. Du kan t.ex. fakturera var 60:e dag.

Avtalsklasser

Du kan dela in dina avtal i olika avtalsklasser. Det underlättar din hantering av avtalen, t.ex. när du ska göra olika förändringar. Ofta är det bara en viss kategori av avtal som behöver förändras. Ett exempel kan vara att alla årsavtal ska få nya betalningsvillkor eller att alla kvartalsavtal ska göras om till halvårsavtal. Vid de här tillfällena är det bra att ha avtalen indelade i mindre grupper så att man kan särskilja dem från varandra.

När avtalet är som du vill ha det, kan du skapa fakturor för utskrift. Nödvändig information om kunden, som t.ex. adress m.m. hämtar Hansa World automatiskt från kundkortet när du registrerar kundens kundnummer på avtalet. Det kommer även att uppdateras på fakturan. Det fakturadatum som Hansa World kommer att ge fakturorna är den dag som fakturorna skapas, men du har även möjlighet att välja ett annat datum när du skapar dina fakturor. Du kan tvinga fram det fakturadatum som passar dig, både före och efter avtalsdatum. Det styr du genom att välja det antal dagar i förskott eller efterskott som du önskar skicka fakturan.

Rapporter

HansaWorld har åtta rapporter i modulen Avtal, bl.a. en detaljerad avtalslista över alla avtal och en rapport visar alla fakturerbara avtal. Du väljer själv vilken period rapporterna ska avse. Det här hjälper dig att att se vilka avtal som kommer att generera fakturor för en specifik period. Avtalsstatus, Fakturastatus och Kundstatus är mindre rapporter som du med ett enkelt kommando kan ta fram direkt från avtalet, fakturan eller kunden.

Automatisk integration

Med ett enkelt kommando skapar du fakturorna från dina Avtal för den period som du önskar fakturera. Fakturorna hamnar som öppna och helt redigerbara i registret Fakturor i modulen Fakturering. Det innebär att du fortfarande kan ändra på fakturorna eller radera dem om du vill. Om allt är som det ska godkänner du fakturorna, också det genom ett enkelt kommando, och sedan är fakturorna färdiga att skriva ut. De godkända fakturorna genererar naturligtvis verifikat till modulen Redovisning. Inget onödigt dubbelarbete! I modulen Säljstöd kan du skapa kundbrev för att t.ex. bekräfta avtalet eller påminna kunden om att avtalet snart förfaller.

Offerter och Status

Avtalsofferter kan skapas i modulen Avtal och dess status kan följas i registret status med information som inkluderar vilken kund som är offererad, vad som blivit accepterat och vilket datum o.s.v. När kunden accepterat en avtalsoffert kan själva avtalet skapas direkt från avtalsofferten med ett enkelt kommando. Avtalet får exakt den information som finns i avtalsofferten. Du behöver alltså inte dubbelregistrera någonting.

Uppdatera Avtal

Under en avtalsperiod kan detaljer i och omkring avtalen förändras, t.ex. kunduppgifter, betalningsvillkor, artikelnummer och andra relevanta inställningar. Underhållsfunktionen Uppdatera avtal uppdaterar automatiskt alla de avtal som du önskar uppdatera. Det sker en automatisk uppdatering av de nya uppgifterna utan att du behöver göra några som helst manuella förändringar direkt på avtalen.

Cirkulationsexport

En enkel export av cirkulationsdetaljer ger underlag för utskrift av etiketter, brev etc. En bra funktion för t.ex. prenumerationsavtal m.m. Exportdetaljerna kan sorteras efter kundnummer, avtalsnummer, adressrad 3 och avtalsklass. Den kan exporteras i olika format och kan innehålla antingen fakturerings- eller leveransadresser.