Serviceorder

Modulen Serviceorder i HansaWorld Enterprise tillhandahåller detaljerade funktioner för företag som arbetar med reparationer och service. Systemet hjälper till att spåra reservdelar, utfärda arbetsordrar till tekniker/servicemän, debitera delar och arbete mot en specifik order och ger möjlighet att debitera kunden en del eller all kostnad. Använd modulen Säljstöd som stöd och för att kunna spåra och hålla reda på dina kundkontakter t.ex. via telefon. Använd modulen Avtal för att fakturera och hålla reda på support- och underhållsavtal.

Serviceorder

Om ett arbete ska utföras på en artikel ska du först skapa en serviceorder. Serviceordern är den centrala posten för ekonomiavdelningen. Den specificerar ursprungskunden, kommande betalningsvillkor, samt vilken artikel som arbetet ska utföras på. Hansa håller reda på serienummer på artiklar som tidigare har sålts och ger dig förslag på dessa när artikeln anges i serviceordern. HansaWorld ger dig möjlighet att lägga till flera artiklar på varje serviceorder, där respektive artikel kan hanteras på olika sätt. Om arbetet är fakturerbart, kan kostnaderna som senare ackumuleras mot serviceordern, faktureras kunden. För arbete som ingår i ett avtal ska avtalet från modulen Avtal (se Hansa World och Avtalsfakturering) specificeras på serviceordern. Olika garantilängder kan sättas upp för varje artikel som säljs. HansaWorld kommer automatiskt att beräkna garantins slutdatum baserat på datumet för försäljningen av den artikel som ska repareras. För varje mottagen beställning kan standardproblem registreras, som senare skrivs ut på teknikernas arbetsordrar. Varje artikel kan även ha ett tak för reparationskostnader.

Ekonomiavdelningen kan från serviceordern se arbetets status genom att ta fram rapporten ”Serviceorderstatus” eller titta på kundens status och historik i rapporten Kundstatus. Den sist nämnda rapporten kan konfigureras på olika sätt för respektive användare.

Lager

I Hansa World kan flera olika lagerställen användas. Ett förinställt lagerställe kan anges för kundens artiklar som är under reparation eller service. I HansaWorld finns ett specialregister för lagertransaktioner som sker via serviceordrar. I det här registret kan kundens artiklar flyttas in och ut ur samtliga specificerade lagerställen.

Arbetsordrar

När som helst kan arbetsordrar skapas utifrån enskilda rader på serviceordrar eller för hela serviceordrar. Arbetsordern kan tilldelas en specifik tekniker/serviceman som via ordern får instruktioner om att ett arbete måste utföras. På varje arbetsorder kan tiden planeras för arbetet och en sluttid kan specificeras. Arbetsorderns status kan förändras när som helst, från Bekräftad till Påbörjad och sedan Färdig eller Avslutad. En inköpsorder kan skapas direkt från arbetsordern i de fall reservdelar behöver köpas in.

Reservdelar och arbete

Teknikerna/servicemännen registrerar de reservdelar och den tid som lagts ned på ett arbetspapper som kopplas till respektive serviceorder. Reservdelarna kan vara lagerförda eller inte och självklart kan samtliga delar serienummermärkas. Artiklar som finns tillgängliga på lagret kan reserveras för framtida bruk. Utfört arbete debiteras på samma sätt. Varje kostnadsrad skapar en transaktion i ett separat och förändringsbart register. Det här registret gör det möjligt att ta ut rapporter på upparbetad tid och kostnad. Dessutom kan förändringar göras på värden eller antal innan fakturering
sker.

Fakturering

Du kan när som helst skapa fakturor för en eller ett valfritt antal serviceordrar. Serviceordrarna måste vara definierade som faktureringsbara för att fakturor ska kunna skapas. Faktureringsrutinen hämtar uppgifterna för både reservdelar och tid. Fakturor som skapas på det här sättet läggs i modulen Fakturering. Fakturorna är helt redigerbara tills dess att de godkänns.

Support

För företag som tillhandahåller supporttjänster eller helt enkelt vill registrera vad som har sagts till individuella kunder, erbjuder modulen Säljstöd idealiska och enkla funktioner. Skapa en aktivitet för varje samtal som registrerar kund- och kontaktinformation, vem som pratade med kunden, datum, tid (start- och sluttid för detaljerade rapporter) och så mycket text som behövs. I rapporteringssyfte kan aktiviteterna klassificeras i olika typer. Hansa erbjuder även en mångsidig sekvensfunktion som säkerställer att en ny aktivitet skapas automatiskt efter ett specificerat antal dagar och/eller timmar som en viss typ av aktivitet har godkännts. Funktionen är utmärkt när någon ska återkomma till kunden angående t.ex. ett supportärende. Aktiviteterna förblir öppna till dess att de godkänns och därmed ger en rapport med urval för ej godkända aktiviteter en lista på alla olösta supportärenden.

Modulen Säljstöd ger dig även möjlighet att skriva standardbrev. Du kan spara standardtexter för upprepad användning. Texterna kan sedan kopplas ihop med brev till individuella kunder eller alla kunder som tillhör ett specifikt kriterium. Brev kan skrivas ut, faxas eller skickas via e-post. De här funktionerna är idealiska för supportfax med standardtext.

Supportavtal

Modulen Avtal i HansaWorld ger dig möjlighet att spara alla detaljer kring ett periodiskt support- eller underhållsavtal. Varje avtal är kopplad till en specifik kund. Det har ett startdatum och kan vara löpande eller ha ett slutdatum. Avtalen kan gälla för ett fritt antal dagar eller månader och periodiseras månadsvis, kvartalsvis eller årligen. Avtalen är utformade för att lista utrustning som ska underhållas eller helt enkelt typen av tjänst som erbjuds. Utformningen på avtalens dokument kan anpassas enligt dina egna behov. Fakturor kan genereras från valfritt intervall av avtal eller från ett valfritt datumintervall. Fakturorna sparas fullt redigerbara i modulen Fakturering.