Försäljning

Säljorder

Rutinerna med Säljorder i HansaWorld har utformats för att de ska vara snabba och för att användaren ska kunna initiera aktiviteter från den här delen av programmet, t.ex. utleveranser och fakturering (förskott eller total), proformafakturor och inköpsordrar som är sammanlänkade med säljordern.

Ett statusfönster kan ligga öppet och visa, för den specifika orderraden, artikelns antal i lager, i säljorder, i inköpsorder och hur många som är levererbara. Även täckningsbidraget visas. Fakturor kan skapas för ett antal utvalda ordrar och en samlingsfaktura kan skapas för alla ordrar som tillhör samma kund. Med hjälp av information från säljordrarna kan en minimumbeställning göras via inköpsorder till en specifik leverantör. Orderartiklar prissätts automatiskt enligt kundens gällande prislista, antal och stafflingar och andra användbara prisformler. Du kan reservera artiklarna på lagret och koppla ordern till ett specifikt projekt.

Rapporterna och analyserna inkluderar:

• Leveranslista

• TB, Order

• Fakturerbart

• Artikellista

• Objekt/Order statistik

• Överlevererade ordrar

• Prislista

• Producerbarhetslista

• Orderjournal

• Levererbart

Ett antal olika mallar eller uppsättningar av mallar kan skrivas ut antingen till en förinställd skrivare eller till en printserver som tilldelats dokumentmallen.

Offerter

Offerter läggs upp i Hansa på exakt samma sätt som säljordrar. All information och alla detaljer som kan lagras med en säljorder kan också lagras med en offert. När offerten är skapad kan även den skrivas ut på en anpassad dokumentmall. Med ett enkelt kommando kan säljordrar när som helst skapas från offerter, enskilda eller flera på en gång, och med samma detaljer. Du kan t.o.m. skapa projekt utifrån offerten. Vid behov kan du skriva ut en proformafaktura direkt från offerten. Originalofferten finns kvar för analysering och kontroll även efter att den har genererat en säljorder.

Kalender och To Do lista

I Hansa finns en kalender vilken fungerar som en dagbok och ger dig möjligheter att överblicka vad som ska göras och när. Uppgifterna registreras av de anställda och varje individuell aktivitet innehåller information kring:

• Kund eller Objekt som aktiviteten handlar om
• Datumet för aktiviteten
• Tiden för aktiviteten
• En kod för aktivitetstyp, vilken kan definieras av användarna
• Fri text för ytterligare beskrivning av aktiviteten
• En kryssruta som indikerar om aktiviteten är utförd
• Datum för att ta kontakt
• Upp till 99 rader för uppgifter eller anteckningar

Aktiviteter kan även genereras automatisk när kundbrev och offerter skickas eller när ett avtal öppnas. Det gör att du omedelbart kan få en historik på bildskärmen över transaktioner och kommunikation med en specifik kund. Du ser vad som tidigare har gjorts och vad som är kvar att göras. Den här funktionen kan självklart användas av vilken avdelning som helst i företaget. Med rapporterna har du möjlighet att titta på en ”Att göra-lista” eller en lista med klara, respektive ej klara aktiviteter per person eller kund. Om du har din ”Att göra-lista” som ett öppet fönster på din bildskärmen du klicka i det när som helst för att se vilka aktiviteter som du nyligen har blivit tilldelad.

Kundbrev

HansaWorld ger dig möjligheter att skapa standardbrev och marknadsföringsbrev som kan skrivas ut för individuella kunder eller till ett urval av kunder. Varje brev ger dig kontroll över hälsningfraser och titlar. Du kan skapa standardparagrafer med text och klistra in dem i ett standardbrev med en enkel kod. En brevlista kan visa dig mottagarna av brevet och innan du fortsätter kan du förändra ditt urval.

Kontaktpersoner

Precis som för offerter, ordrar, aktiviteter och kundbrev som du skapar för kunder finns ett register för företagen och deras kontaktpersoner. Här anges standardinformation som används i resten av Hansa när saker och ting skapas för ett visst företag eller en viss kontakperson. Den här informationen inkluderar bl.a. adresser, telefonnummer, e-postadresser, flertaliga klassifikationer som kan användas för sökning och analyser, förinställda termer, varningsmeddelanden som kan visas när ekonomiska transaktioner registreras, rabatter och t.o.m. språket eller terminologin som du vill använda på dokumentmallar och brev.