Inköp

Inköpsordrar

På samma sätt som i andra delar av Hansa World, kan du välja att kopiera en befintlig inköpsorder. Informationen på ordern kan förändras innan den sparas. På inköpsordern kan du ange önskat leveransdatum och specificera hur du senare önskar att betala leverantören. Inköpsordern har fält som indikerar hur många artiklar som mottagits, samt hur många som har blivit fakturerade från leverantören. Det finns möjlighet att lägga upp inköpsartiklar för att du bl.a. ska kunna köpa i en annan enhet än den du säljer i. Du kanske köper i paket om 12, men säljer i paket om tre. I ett av fälten kan du ange ett annat företag än leverantören, vilket gör det möjligt att skapa den kommande leverantörsfakturan med leverantörens factoringbolag eller moderbolag.

Olevererade inköpsordrar

HansaWorld tillhandahåller rapporter som informerar dig om alla utestående inköpsordrar, och/eller de som endast har blivit dellevererade. Det finns enkla funktioner för att stänga en eller ett intervall av inköpsordrar. Antalet på de artiklar som inte har blivit levererade på de stängda inköpsordrarna kommer att annulleras.

Inleveranser

Med ett enkelt kommando från inköpsordern skapar du snabbt en inleverans till lagret. Inleveransen skapas med alla inköpsorderns artiklar och antal. Artiklar och antal på inleveransen kan reduceras vid behov. Inköpsordern kommer inte att markeras som levererad förrän samtliga artiklar har mottagits.

Leverantörsfakturor

När inköpsordrarna redan finns i systemet är det mycket enkelt att registrera leverantörsfakturor. Du kan direkt från inköpsordern välja att skapa en leverantörsfaktura. Leverantörsfakturan skapas med uppgifter hämtade från inköpsordern och är helt redigerbar fram tills den godkänns. Hansa stödjer leverantörsrabatter, vilka registreras redan på inköpsordern. En antalsfaktor kan registreras på inköpsartikeln för respektive leverantör. Kreditfakturor från leverantören kan registreras genom att kopiera leverantörsfakturan och ändra betalningsvillkoret till Kredit.

Valutor

Du kan köpa in varor i alla förekommande valutor. Leverantörsfakturan kommer automatiskt att hämta den senast registrerade växelkursen för den angivna valutan.

Beställningar

I Bristlistan sammanställs informationen och för varje artikel visas antalet i lager, antalet i säljorder samt nettot av dessa. Den visar även antalet som beställts och ett förslag till hur mycket som ytterligare bör beställas . Förslaget grundar sig på beställningsnivån från inköpsartiklarna. HansaWorld erbjuder en funktion för att automatiskt skapa inköpsordrar för samtliga eller ett urval av artiklar som ligger under sin beställningsnivå. Om det finns fler än en leverantör för en artikel kommer HansaWorld att välja den leverantör som är markerad som förvald på inköpsartikeln. Om bristen på lagret är större än den normala beställningskvantiteten, kommer HansaWorld att öka antalet på inköpsordern. HansaWorld kommer inte att skapa någon inköpsorder i de fall bristen är mindre än den normala beställningskvantiteten. Den automatiska funktionen för att skapa inköpsordrar används i vanliga fall efter att Bristlistan har kontrolleras.

Projekt

För att hänvisa inköpsordrar och leverantörsfakturor mot ett specifikt projekt, ange projektnumret i det avsedda fältet på respektive post.

Betalningar

Du kan lägga upp olika betalningsvillkor som är kopplade till olika konton i redovisningen, vanligtvis bank eller kassakonton. Betalningsvillkoren används för att förenkla avstämningen av postgiro- och bankkonton. Du kan specificera betalningsvillkor och bankuppgifter för varje separat leverantör, vilka automatiskt kommer att anges på leverantörsfakturorna. Uppgifterna kan självklart förändras på individuella fakturor. Betalningar kan ske från samtliga av dina bank-, kassa- eller postgirokonton. Med en underhållsfunktion kan du exportera ett intervall av utbetalningar som en banköverföringsfil, som sedan kan skickas till din bank. Filen sparas som en vanlig textfil som kan överföras av bl.a. Bankett och GiroLink till Bankgirot eller Postgirot. Betalningarna fungerar i stort sett som inbetalningarna i HansaWorld. Du kan dra av bankavgifter och boka kursdifferenser i samband med utbetalningen.

Kontroller

Du kan kräva att leverantörsfakturor attesteras. Fakturan kan därmed sparas när som helst, men kommer inte att bokas i redovisningen förrän den är attesterad och kan godkännas. Leverantörsfakturor kan även spärras för betalning. I likviditetsrapporterna finns det urval för att exkludera spärrade fakturor.

Inventarier

Du kan skapa en inventariepost direkt från en leverantörsfaktura. Funktionen skapar en inventariepost i modulen Inventarier och använder informationen som finns angiven i leverantörsfakturan.