Redovisning

Redovisningsmodulen i Hansa är kärnan i systemet. Till denna modul är de flesta övriga moduler integrerade.

Budget

En budget kan läggas upp för olika företag, konton, objekt och månader. Du behöver dock inte lägga upp budget för individuella månader, du kan lägga upp en årlig budget för olika konton och sedan låta Hansa World gör beräkningen för olika perioder (se nedan). I HansaWorld finns även möjlighet att skapa en reviderad budget, för att du ska kunna hålla din ursprungliga budget intakt och använda prognostiseringen för mer realistiska siffror. Prognosen läggs upp på samma sätt som budgeten.Hansa innehåller funktioner som förenklar uppläggningen av budgeten. Det finns budgetnycklar som används för att beräkna månatliga budgetsiffror med hjälp av budgetens total. Du kan t.ex. lägga upp en budgetnyckel som har värdet 1 för månad 1-11 och värdet 2 för månad tolv. Det här kan vara aktuellt om du säljer dubbelt så mycket till jul än vad du gör under det övriga året. Budgetnycklar kan läggas upp för valfritt antal månader. Verifikat kan skapas som simuleringar, vilket innebär att du får en mycket mer detaljerad bild av företaget för den närmaste framtiden, än vad du kan få med hjälp av budgeten. Simuleringar registreras på samma sätt som verifikat, men kan förändras eller tas bort när som helst. I de flesta rapporturvalen i modulen Redovisning kan du välja om rapporten ska inkludera simuleringar eller inte. Resultatet blir att du kan skapa ett scenario av hur det kan se ut om du genomför en viss kontering. Hansa kan skapa en likviditetsprognos med hjälp av förfallodagarna på fakturor och leverantörsfakturor, samt verifikat som har registrerats som simuleringar i modulen Redovisning.

Återkommande verifikat

Det finns möjlighet att lägga upp mallar med beräkningsformler i så kallade automatkonteringar. Du kan t.ex. lägga upp konteringsmodellen för löneutbetalningar. Om du skapar ett nytt verifikat och sedan anger koden för en automatkontering, kommer alla konteringar automatiskt att klistras in enligt modellen. Hansa har flera olika funktioner för det här som verkligen ökar styrkan i den här modulen.

Du kan utföra beräkningar istället för att ange fasta belopp i debet- eller kreditkolumnerna.
Du kan göra en korsreferens till en tidigare transaktionsrad i automatkonteringen eller i transaktionen.
Du kan koppla en automatkontering till ett konto i din kontoplan, vilket innebär att automatkonteringen med dess beräkningar automatiskt kommer att klistras in så fort kontot används i ett verifikat.
Som i andra delar av HansaWorld kan du använda Kopia-knappen för att skapa en identisk automatkontering för förändring — användbart om du ska göra flera automatkonteringar som liknar varandra.

Rapporter och redovisning

Alla har olika åsikter om hur debet och kredit ska presenteras på rapporter, bildskärmar etc. T.ex. vill de flesta att saldona i balansräkningen ska vara positiva; tillgångar ska vara positiva i debet och skulder och eget kapital ska vara positiva i kredit. De kanske vill att andra delar i systemet ska visa positiva belopp för alla debetsaldon och negativa tal för alla kreditsaldon. Hansa World lagrar internt alla debetsaldon som positiva och alla kreditsaldon som negativa. Hansa tillhandahåller en inställning där du tillåts vända dessa tecken på samtliga kontoklasser (tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader) på balansräkningen, resultaträkningen, i huvudboken, saldon, budget och i saldoexporter. Olikt många andra ekonomisystem visar Hansa det ingående saldot på de olika rapporterna i redovisningen för alla transaktioner som är bokförda innan rapporteringsperioden. Hansa ger dig stora möjligheter till att själv utforma presentationen av balans- och resultaträkningen. Du kan skapa dina egna rubriker, underrubriker, summeringar och textrader. Det här gör att du kan göra detaljerade beräkningar på vilket konto eller vilket kontointervall som helst. De kan användas som nyckeltal för försäljning per kvadratmeter, debiteringsbar procent eller vinst per anställd. Rapporterna är nedbrytbara på bildskärmen så att du lätt kan komma åt underliggande transaktioner för korrigering eller uppdatering. Rapporten kan räknas om med ett enda kommando.

I Hansa kan du analysera de olika transaktionerna i systemet genom att tilldela dem ett eller flera objekt. Du kan genom en inställning kräva att användarna anger objekt på de olika transaktionerna. Via inställningen kan du se till att endast vissa objekt kan anges på vissa konton. Du kan använda vilka kombinationer som du vill.

Moms

Hansas momsfunktioner inkluderar:

En rapport som förser dig med alla belopp som behövs för momsredovisningen.
En detaljerad rapport som analyserar alla momsbelopp som finns med i momsrapporten.
En rapport för EU Momsförsäljning.

Ovana användare och misstag

Hansa World förstår att inte alla användare har full kontroll över hur systemet eller ekonomireglerna fungerar. Om du har ovana användare i ditt företag kan du använda möjligheten att skapa preliminära verifikat. Funktionen gör att verifikaten i systemet kan förändras direkt istället för att ett korrigerande verifikat ska behöva skapas. Hansa tillhandahåller full information kring verifikaten så att mer vana användare kan se vad som egentligen har hänt. Du kan låsa månader när som helst, när de väl är låsta kan inga förändringar längre utföras på verifikaten. Förutom det här erbjuder Hansa World dig flera olika möjligheter i situationer där du behöver förändra informationen på verifikat i redovisningen:

Du kan kopiera felaktiga verifikat med knappen Kopia.
Du kan byta debet mot kredit med ett enkelt kommando.
Du kan lägga till en korrigeringsmarkering i verifikatet som refererar till den felaktiga registreringen.
Ett snabbare sätt att uppnå samma sak är att öppna det felaktiga verifikatet, uppdatera det, ta bort eller lägga till rader.
Ytterligare en metod för att förhindra misstag är att helt enkelt förhindra medarbetare från att registrera verifikat med hjälp av åtkomstgrupper.

Byta till Hansa från ett annat ekonomisystem

HansaWorld förser dig med en omfattande funktionalitet när det gäller att smärtfritt flytta informationen från andra system. Alla transaktioner som skapar verifikat i redovisningen kan ställas in så att de inte skapar några verifikat förrän ett visst datum. Om du t.ex. vill börja arbeta skarpt fr.o.m. den första januari år 2001, kommer transaktioner, som skapas antingen direkt av systemet eller importeras i HansaWorld, före detta datum att sparas, men inte att påverka redovisningen. Dessutom är det mycket enkelt att registrera ingående saldon.